プライバシーポリシー
第1条 はじめに
オブザベイター株式会社（以下「当社」）は、福祉DXプラットフォーム「Observator」およびモバイルアプリケーション「Observator Companion」（以下、総称して「本サービス」）をご利用いただくお客様の個人情報の保護に努めております。
本プライバシーポリシーは、本サービスにおける個人情報の収集、利用、管理について定めるものです。本サービスをご利用いただくことにより、本ポリシーに同意いただいたものとみなします。
第2条 収集する情報
本サービスでは、以下の情報を収集することがあります。
（1）アカウント情報
氏名、メールアドレス、所属施設名など、アカウント登録時にご提供いただく情報。
（2）音声データ
会議ナビゲーター（A³）機能およびCompanionアプリのマイク録音機能を通じて取得する音声データ。音声データは議事録の自動生成に使用されます。
（3）カメラ・書類スキャンデータ
Companionアプリのカメラ機能を使用して撮影された書類画像。書類のデジタル化および文書作成支援に使用されます。
（4）福祉サービスの利用者に関する情報
事業者のお客様が本サービスに入力・登録する、福祉サービスの利用者の氏名、住所、支援に関する情報等。これらは、当該事業者のお客様から取扱いの委託を受けて取り扱います。
（5）利用ログ
サービスの利用状況、アクセス日時、使用機能などの情報。
（6）不具合・診断情報
アプリの安定運用および品質改善のため、クラッシュ情報、エラー内容、利用端末の機種・OS バージョン等を、エラー監視サービス（Sentry）を通じて取得する場合があります（Web版およびモバイルアプリの本番環境）。Web版では、エラーが発生した場合に限り、その前後の画面操作の記録を取得しますが、画面上の文字、入力内容および画像は伏せ字等に加工したうえで送信します。
第3条 利用目的
収集した情報は、以下の目的のために利用いたします。
- 会議音声からの議事録自動生成（A³）
- 福祉関連書類の作成支援（D³）
- サービスの品質向上および新機能の開発
- お問い合わせへの対応およびサポートの提供
- システムの安定運用およびセキュリティの確保
第4条 データの保存と管理
お客様のデータは、適切なセキュリティ対策を講じたクラウドサーバー上に暗号化して保存されます。データの保持期間は、利用目的の達成に必要な期間とし、不要となったデータは速やかに削除いたします。
処理中の一時データ（音声ファイル、変換中の文書等）は、処理完了後7日以内に自動削除されます。
本サービスの一部のデータは、後述する米国に所在する委託先のサーバー上で保管・処理されます。当社は、移転先である米国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、これに応じた安全管理措置を継続的に実施しています（外的環境の把握）。
第5条 第三者提供および外部サービスへの委託
当社は、お客様の個人情報を、以下の場合を除き第三者に提供いたしません。
- お客様の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、以下の外部事業者に個人データの取扱いを委託しています。いずれの事業者も、送信されたデータを委託の目的（文字起こし・文書生成・データの保管および転送・アプリケーションの実行・不具合監視）の範囲でのみ取り扱い、AIモデルの学習・訓練には使用しません。
- Google LLC（Gemini API：音声の文字起こしおよび文書生成）
- Supabase Inc.（クラウド基盤：データの保存および端末からPCへの転送の中継）
- Vercel Inc.（アプリケーションの実行環境）
- Functional Software, Inc.（Sentry）（アプリの不具合・診断情報の監視）
第6条 外国にある第三者への提供（越境移転）
前項の委託に伴い、お客様の個人データは、いずれも米国に所在する外国の事業者によって、米国その他の国において保管・処理される場合があります。当社は、個人情報保護法第28条に基づき、当該越境移転について、以下の情報をご提供のうえお客様の同意を得たうえで実施します。本サービスのご利用にあたっては、本項の内容にご同意いただく必要があります。
なお、事業者のお客様から取扱いの委託を受けた個人データ（福祉サービスの利用者に関する情報等）については、当社は、委託元であるお客様との契約に基づき、移転先において個人情報保護法施行規則第16条に定める基準に適合する体制が整備されていることを確認したうえで取り扱います。
① 移転先の国
米国（Google LLC、Supabase Inc.、Vercel Inc.、Functional Software, Inc. の所在国）
② 移転先国の個人情報の保護に関する制度
米国には、日本やEUのような包括的な個人情報保護法は存在せず、分野別の連邦法および各州法によって規律されています。また、政府機関による情報収集（ガバメントアクセス）に関する制度上の特徴があります。米国の制度の詳細については、個人情報保護委員会が公表する外国制度に関する情報（個人情報保護委員会「外国にある第三者への提供編」ガイドラインおよび各国制度の調査）をご参照ください。
③ 移転先が講じる個人情報保護のための措置
各委託先は、OECDプライバシーガイドライン8原則に対応する保護措置を含むデータ処理契約（DPA）を整備しています。当社はこれらの事業者との契約に基づき、本人の権利利益の保護に必要な範囲内において、日本の個人情報保護法に相当する適切かつ合理的な方法による安全管理措置が継続的に講じられることを確認しています。
第7条 要配慮個人情報の取扱い
本サービスは福祉分野で利用される性質上、会議の音声や書類に、障害・健康状態・支援内容など、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」が含まれる場合があります。当社は、これらの情報を議事録の自動生成・書類作成支援等の利用目的の範囲でのみ取り扱い、お客様の同意なく取得・利用・第三者提供することはありません。
本サービスのご利用にあたっては、これらの要配慮個人情報の取得・利用、および前項の越境移転についてご同意いただく必要があります。同意の撤回をご希望の場合は、本サービスのご利用を停止のうえ、下記のお問い合わせ先までご連絡ください。
第8条 カメラ・マイクの使用について
本サービス（Observator Companion アプリ）では、以下の目的でデバイスのカメラおよびマイクにアクセスします。
（1）カメラ
福祉関連書類のスキャン・デジタル化のために使用します。カメラで撮影された画像は、書類データの取り込みおよび文書作成支援の目的にのみ利用されます。撮影データがユーザーの明示的な操作なく外部に送信されることはありません。
（2）マイク
会議や打ち合わせの音声録音のために使用します。録音された音声は、AIによる議事録自動生成の目的にのみ利用されます。録音はユーザーの明示的な操作（録音ボタンの押下）によってのみ開始されます。
カメラおよびマイクへのアクセスは、初回使用時にデバイスの権限許可を求めます。これらの権限は、デバイスの設定からいつでも取り消すことができます。
第9条 ユーザーの権利
お客様は、ご自身の個人情報について以下の権利を有します。
- 閲覧の権利 — 当社が保有するお客様の個人情報の開示を請求できます
- 修正の権利 — 誤りのある個人情報の訂正を請求できます
- 削除の権利 — 個人情報の削除を請求できます
- 利用停止の権利 — 個人情報の利用停止を請求できます
上記の権利を行使される場合は、下記のお問い合わせ先までご連絡ください。
第10条 セキュリティ対策
当社は、お客様の個人情報を保護するために以下のセキュリティ対策を講じています。
- SSL/TLS による通信の暗号化
- データベースの行レベルセキュリティ（RLS）によるアクセス制御
- アクセス権限の最小化原則に基づく管理
- 定期的なセキュリティ監査の実施
第11条 ポリシーの改定
当社は、法令の変更やサービス内容の変更に伴い、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更がある場合は、本サービス上での通知またはメールにてお知らせいたします。改定後のポリシーは、本ページに掲載した時点で効力を生じるものとします。
第12条 お問い合わせ
本ポリシーに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
オブザベイター株式会社
所在地：群馬県安中市松井田町行田244番地
法人番号：1070001043981
メール：privacy@observator.jp
以上
制定日：2025年2月21日
改定日：2026年10月15日